Checkliste Hochzeitslocation

Hier bekommt ihr wirklich wertvolle Tipps zur Auswahl der passenden Location.
Aus unserer Erfahrung gibt es einiges zu beachten – also, los geht’s!

1. Frühzeitig starten
   Beliebte Locations sind oft über ein Jahr im Voraus ausgebucht – besonders an Samstagen in der Hauptsaison. Startet am besten direkt nach der Verlobung mit der Suche.

2. Budget realistisch planen
   Überlegt euch ein grobes Budget und informiert euch frühzeitig über die Preise. Achtet auf versteckte Kosten wie Reinigung, Technik oder Personal.

3. Stil und Atmosphäre
   Passt die Location zu euch und eurem Hochzeitsstil? Eine Scheune, ein Schloss, ein modernes Loft oder lieber ein Gartenfest? Die Location sollte eure Persönlichkeit widerspiegeln.

4. Größe & Kapazität
   Die Location sollte weder zu klein noch zu groß sein. Achtet darauf, ob sie flexibel auf eure Gästeanzahl angepasst werden kann – das schafft eine angenehme Atmosphäre.

5. Catering: inhouse oder extern?
   Viele Locations arbeiten mit festen Caterern zusammen oder bieten eigene Küche an. Klärt, ob ihr euer Wunschcatering mitbringen dürft – und ob dafür Gebühren anfallen.

6. Übernachtungsmöglichkeiten
   Gibt es Schlafplätze vor Ort oder Hotels in der Nähe für eure Gäste? Besonders wichtig bei längerer Anreise oder wenn die Feier bis spät in die Nacht geht.

7. Plan B bei schlechtem Wetter
   Bei Outdoor-Hochzeiten: Gibt es eine Schlechtwetter-Alternative? Überdachungen, Zelte oder Innenräume sorgen für Sicherheit – auch bei plötzlichem Regen.

8. Erreichbarkeit & Anfahrt
   Wie gut ist die Location erreichbar? Gibt es ausreichend Parkplätze oder Shuttleservices? Eine gute Anbindung macht es euren Gästen leichter.

9. Musik- und Lautstärkeregelung
   Einige Locations haben strikte Vorgaben bezüglich Lautstärke oder Endzeit. Fragt unbedingt nach Sperrstunden oder Dezibel-Grenzen, um böse Überraschungen zu vermeiden.

10. Vertrag & Details klären
    Lasst euch alles schriftlich bestätigen: Mietzeiten, Kosten, Aufbau, Reinigung, Hausordnung. Je klarer alles im Vorfeld geregelt ist, desto entspannter wird der große Tag.

Ein gutes Catering allein reicht bei großen Veranstaltungen wie Hochzeiten nicht aus – mindestens genauso wichtig ist das Servicepersonal, das im Hintergrund dafür sorgt, dass alles reibungslos läuft. Gerade bei Feiern ab 150 Personen ist eine professionelle und ausreichend große Crew unverzichtbar. Warum? Weil das Cateringpersonal nicht nur Essen bringt, sondern wesentlich zur Atmosphäre, zum Tempo und zur Zufriedenheit der Gäste beiträgt.

Ein eingespieltes Team sorgt dafür, dass das Buffet regelmäßig aufgefüllt, Speisen in der richtigen Temperatur serviert und Getränke rechtzeitig nachgeschenkt werden. Es achtet auf Sauberkeit, räumt unauffällig ab und steht auch für Fragen oder Sonderwünsche zur Verfügung – etwa bei Unverträglichkeiten oder vegetarischen Alternativen. Sind zu wenige Servicekräfte im Einsatz, kann es schnell zu langen Wartezeiten, Unordnung am Buffet oder leeren Gläsern kommen – was direkt die Stimmung der Feier beeinträchtigt. Das wirkt sich nicht nur auf die Gäste aus, sondern belastet auch das Brautpaar, das sich im schlimmsten Fall selbst um Dinge kümmern muss, die eigentlich längst im Hintergrund hätten erledigt sein sollen.

Ab etwa 150 Gästen steigt der logistische Aufwand enorm: Der Sektempfang, das Buffet, der Tischservice für ältere Gäste, die Bar, der Mitternachtssnack – all das muss gleichzeitig betreut werden. Experten empfehlen daher, pro 20 bis 30 Gäste mindestens eine Servicekraft einzuplanen – bei gehobenem Service, mehreren Gängen oder zusätzlichen Aufgaben auch deutlich mehr. Wer hier spart, riskiert Unzufriedenheit und Chaos.

Ein weiterer Punkt: Professionelle Anbieter stellen nicht nur erfahrenes Personal, sondern oft auch einen oder mehrere Serviceleiter, die den Überblick behalten, spontan umplanen können und wissen, wie mit Stresssituationen souverän umzugehen ist. Die Qualität des Personals entscheidet also nicht nur über das „Wie“, sondern oft auch über das „Ob“ – ob eine Feier als stilvoll oder als anstrengend in Erinnerung bleibt.

Nützliche Infos zur Personalplanung bei Events findet ihr z. B. auf gastromatic.de oder zur allgemeinen Eventorganisation auf eventinc.de.

Fazit: Wer frühzeitig auch an das Servicepersonal denkt – und nicht nur ans Essen –, sorgt für einen entspannten Ablauf und zufriedene Gäste. Ein guter Caterer wird euch hier aktiv beraten, transparent kalkulieren und ggf. auch auf Schwachstellen hinweisen. Nehmt das Angebot ernst – es zahlt sich aus.